物流改善事例
スピード対応する為のチャットアプリの参考画面

『スピード対応』は、仕事をする上で、非常に大切なポイントの一つです。

株式会社低温では、お客様との情報共有は主にチャットアプリを使用して、日々のやり取りを行っております。

宛先も選ばずにお客様や従業員に画像や、情報を共有出来ますので『スピード対応』も可能になります。

【目次】

  1. スピード対応とは
  2. 株式会社低温のスピード対応
  3. まとめ

1.スピード対応とは

『スピード対応』は、仕事をする上で、非常に大切なポイントの一つです。

冷凍食品・冷蔵食品に特化した、関西に拠点を構えております株式会社低温の物流現場では、日々お客様に報告したり、情報を共有する事が御座います。

その情報をいかにお客様に早く報告するか、また正確な情報を共有するか、冷凍食品・冷蔵食品に特化した物流会社、株式会社低温での取り組みをご紹介したいと思います。

皆さんはお客様との日々のやりとりをどのように、対応されておられますでしょうか。

電話やメールではないでしょうか。

もちろん『スピード対応』という点では、電話は非常に有効なツールだと考えられます。
ただ、電話での問題点は口頭によるやりとりになってしまい、視覚での情報に乏しく正確な情報を伝える事が出来ず、結局現場の状況がお客様に伝わらない事ってないですか?

例えば、入荷してきた冷凍食品にカートン破損を発見した場合、その荷受けをした担当が

『少し凹んでいます』

と、連絡を入れたとします。
お客様は、

『少しなら受けてもらっていいよ』

と言って頂けたとします。
後日お客様が、物流センターに来られた際にその冷凍食品を見られたら、こんなにボロボロの箱を荷受けしたのかとおしかりを受ける事ってないでしょうか。

もし電話ではなく、画像でお客様に共有していれば、口頭より正確な情報が共有出来たのではないでしょうか。

本当に緊急な事項は電話は非常に有効ですが、正確な視覚の情報が必要な場合は、人によって感覚の変わる『少し』や『ちょっと』は、正確に共有する事が出来ません。

また後に『言った』『言わない』の問題に発展する事もあるのではと考えられます。

ではメールの場合はどうでしょうか。

画像を撮ってメールを開いて送りたい相手を選び、文面を入力していきます。

画像での情報共有は出来るようになります。
ただ、『スピード対応』としてはどうでしょうか。

送りたいお客様が複数名いる場合、アドレスを選んでいかなければなりません。
また、お決まりの『いつもお世話に~』と、定型文のご挨拶が必要になります。

あと情報の共有としては、送りたいアドレスの方しかしらない情報になり、別の担当は聞いていないなど発生しうるのではと考えられます。

また、メールは様々なお客様ともやり取りするツールの為、いろんなお客様の情報に埋もれてしまい、整頓されておらず、『あのメールはどこやったかな』と検索しても、その中から更に探す事はないでしょうか。

 

2.株式会社低温のスピード対応

株式会社低温では、お客様との情報共有は主にチャットアプリを使用して、日々のやり取りを行っております。

スピード対応する為のチャットアプリの参考画面

お客様と担当する者が、同じチャット部屋に入り、画像での情報共有や日々のやり取りを行います。

お客様によっては、『本日出荷してもらう冷凍食品は、どのような梱包で出荷してくれるのか』と、梱包見本が知りたいという要望も御座います。

スピード対応する為のチャットアプリの参考画面

その場合、お客様に画像で共有するのですが、その画像はその部屋に入っている担当者は全員内容を見る事が可能です。

内容共有したい人をメンバーに追加して内容共有出来ます。

チャット部屋に現場で作業するパート、アルバイトも入っていれば、その日休んでいても内容が確認出来るので、後日出勤した際にその画像を見れば、同じ梱包が出来ます。

宛先も選ばずにお客様に画像や、情報を共有出来ますので『スピード対応』も可能です。

 

3.まとめ

以前は株式会社低温内のみで使用しておりましたが、最近はお客様にもチャットアプリの導入を進めさせて頂き、情報の共有の場としてやり取りをさせて頂き、またお客様からも『以前とは違いスピード対応で正確な情報で助かります』と言って頂ける事も増えて参りました。

是非冷凍食品・冷蔵食品に特化した物流会社、株式会社低温とお取引させて頂くご縁がありましたら導入の方させて頂き、スピード対応をさせて頂ければと思います。

 

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